Le data room virtuali aiutano le aziende a gestire le crisi

di Jan Hoffmeister, Managing Partner DRS

La necessità di una maggiore trasparenza nello svolgimento delle operazioni finanziarie è uno degli obiettivi più importanti per uscire dalla recente crisi economica. Questo vale non solo per le autorità di regolamentazione che richiedono maggiore trasparenza sui rischi assunti nel settore finanziario, ma anche per il corporate management.

Durante l'attività di un'impresa, le decisioni devono essere prese e attuate rapidamente. Uno dei presupposti per poter far questo è quello di assicurarsi che i processi, le strutture e le attività della vostra azienda siano trasparenti. Se c'è una crisi di liquidità o è necessario un aumento di capitale, la vendita di una business unit o di un asset è spesso inevitabile.

IIn uno scenario peggiore, non c'è abbastanza tempo per raccogliere tutti i documenti rilevanti per la transazione per prepararla in modo corretto. Anche quando si lavora assiduamente, la creazione di un'intera data room richiede non meno di quattro settimane - tempo che un'azienda in crisi non si può permettere. Questo è il motivo per cui è fondamentale conoscere esattamente quali sono i possibili asset da vendere ed essere in grado - in qualsiasi momento - di accedere ai relativi dati e documenti.

Il modo migliore per farlo è quello di allestire e aggiornare continuamente una Virtual Data Room. Tutti i dati rilevanti per la transazione potranno essere raccolti, preparati e indicizzati. Quando si presenterà così un'opportunità di business non dovrete più svolgere questo processo, che richiede un notevole dispendio di tempo, ma sarà già tutto fatto. Questo vale specialmente per tutti i documenti fondamentali che sono spesso richiesti e che includono, tra gli altri:

• Documenti del registro delle imprese e contratti degli azionisti
• Bilanci correnti (firmati) e bilanci finanziari consolidati
• Previsioni e budget
• Tutti i principali contratti (es. contratti per finanziamenti)

Non appena la struttura della data room sarà disponibile e tutti i principali documenti caricati, saranno necessari solo aggiornamenti periodici che potranno essere forniti automaticamente attraverso report trimestrali. Questo lavoro di preparazione permetterà di effettuare una due diligence senza ritardi e consentire così che la transazione possa essere conclusa in tempi brevi. In questo modo un'azienda sarà pronta ad agire in qualsiasi momento per rispondere rapidamente, e in modo flessibile, all'evoluzione del mercato.