Semplificare la Due Diligence con l'aiuto delle Data Room Virtuali
di Jan Hoffmeister, Managing Partner DRS, pubblicato sul periodico commerce germany, 2a edizione 2009
La due diligence è una parte fondamentale di ogni acquisizione. Che si tratti di vendita di un portafoglio immobiliare o di una trattativa M&A (Mergers & Acquisitions), la potenziale acquisizione deve essere analizzata scrupolosamente.
Ciò significa che tutti i dati rilevanti per la transazione, che spesso comprendono migliaia di documenti, devono essere facilmente accessibili. In passato i potenziali acquirenti (bidders) effettuavano data room fisiche. Tutti i documenti collocati all'interno dei raccoglitori venivano esaminati minuziosamente, uno per uno; questo procedimento durava ovviamente giorni, a volte settimane, con un enorme dispendio di tempo e denaro. Con la creazione della data room virtuale - una piattaforma accessibile via Internet che permette l'accesso sicuro e online ai documenti confidenziali - questo processo viene sensibilmente velocizzato. I potenziali acquirenti possono, contemporaneamente ed in modo indipendente, effettuare una valutazione di tutti i documenti. Jan Hoffmeister, Managing Partner di Data Room Services, principale provider di data room virtuali afferma che: "Grazie alla digitalizzazione dei documenti, gli esperti hanno accesso a tutte le informazioni confidenziali di cui hanno bisogno, ovunque ed in qualsiasi momento", ed aggiunge poi "questo fa sì che gli esperti possano focalizzarsi esclusivamente sulla transazione!".
Inoltre, grazie alle data room virtuali, è possibile tracciare report dettagliati ottenendo un livello di trasparenza sino ad oggi mai raggiunto. La parte venditrice può vedere esattamente quali documenti vengono visualizzati ed avere così un'idea su quelli che sono considerati importanti dai bidders ai fini della transazione. Queste informazioni possono infatti costituire un enorme vantaggio per la preparazione del successivo contratto di compravendita. Data Room Services è un'azienda all'avanguardia nello sviluppo di soluzioni innovative per facilitare il processo di transazione. Grazie alla piattaforma integrata di gestione del Q&A, l'intera fase di domande e risposte può essere organizzata e gestita in modo virtuale. La possibilità di memorizzare i dati centralmente, in un database dotato dei più elevati standard di sicurezza, permette che tutte le informazioni scambiate durante o dopo la trattativa possano essere accuratamente tracciate.
"E' avvincente il modo in cui le data room virtuali possono essere utilizzate e qual'è il loro potenziale futuro" dice Jan Hoffmeister, aggiungendo: "Ogni azienda - non importa se di grandi o piccole dimensioni - può rapidamente, semplicemente e in maniera sicura, gestire i propri documenti confidenziali e renderli disponibili a terzi. Così facendo le imprese possono risparmiare una grande quantità di tempo e denaro rendendo ancor più trasparenti le loro procedure aziendali."