Vertraulichkeit ist der Schlüssel bei M&A Transaktionen

Die Sicherheit der vertraulichen Daten muss während allen Phasen des Transaktionsprozesses gewährleistet werden

Frankfurt, 14. Juli 2010 - M&A-Transaktionen unterliegen strengster Vertraulichkeit. Auch innerhalb der Unternehmensgrenzen der involvierten Parteien ist nur ein eingeschränkter Personenkreis mit den Details der Transaktion vertraut. Trotzdem gibt es viele unterschiedliche Parteien, wie externe Rechtsanwälte, Steuer- oder M&A-Berater sowie Transaktionsdienstleister bzw. virtuelle Datenraum-Anbieter, die im Zuge der Due Diligence einen detaillierten Einblick über das Verkaufsobjekt erhalten müssen. Im Rahmen des Compliance Managements liegt es in der Verantwortung der Geschäftsführung, die Daten vor unberechtigten Zugriffen sowie vor wiederrechtlicher Weitergabe zu schützen.

Der Zugriff auf die Daten während der Due Diligence wird im Regelfall über einen virtuellen Datenraum reguliert. Mit Hilfe von detaillierten Reporting-Funktionen, können sämtliche Datenraumaktivitäten protokolliert und nachvollzogen werden. Zugang erhalten nur die Personen, die von der Verkäuferseite nachweislich autorisiert wurden.

Während der Vorbereitung der Transaktion und der damit verbundenen Due Diligence müssen jedoch oftmals eine Vielzahl der physischen Dokumente - meist durch einen externen Dienstleister - digitalisiert werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass beispielsweise das Scannen der vertraulichen Dokumente nicht eine weitere Partei übernimmt, sondern vom virtuellen Datenraum-Anbieter oder vom Verkäufer selbst übernommen wird. Eine weitere Möglichkeit, um auch während dieses Prozesses jederzeit die vollständige Kontrolle über die sensiblen Unternehmensdaten zu behalten, ist das On-Site Scanning. Durch diesen Vor-Ort-Service müssen die vertraulichen Unterlagen zu keinem Zeitpunkt die eigenen Unternehmensgrenzen verlassen. Die Digitalisierung erfolgt in diesem Fall durch mobile Endgeräte in den Geschäftsräumen des Verkäufers.

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Meike Mohr
VP Marketing
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