Virtuelle Datenräume zum Schutz Ihrer vertraulichen Dokumente

Virtuelle Datenräume eröffnen neue Möglichkeiten zum Schutz Ihrer vertraulichen Dokumente auf höchstem Sicherheitsniveau

Wie oft haben Sie schon nach einem wichtigen Dokument gesucht, das Ihr Geschäftspartner, Kunde oder Ihre Bank dringend von Ihnen benötigte? Oft sind diese Informationen gerade dann unauffindbar, in Archiven verschollen, im Ausland oder bei einem Kollegen, der nicht zu erreichen ist. Aus diesem Grund ist eine geordnete und systematische Dokumentenstruktur für jedes Unternehmen - unabhängig von Größe oder Branche - unverzichtbar. Hier kommen virtuelle Datenräume ins Spiel, denn oft reicht ein reines Dokumentenmanagementsystem für diesen Zweck nicht aus, da viele Dokumente wie aktuelle Bilanzen, oder Finanzierungs- und Arbeitsverträge streng vertraulich sind und daher ein hohes Maß an Sicherheit gefordert ist.

Virtuelle Datenräume sind internetbasierte Plattformen zur Verwaltung, zum Austausch und zur Archivierung von vertraulichen Dokumenten. In virtuellen Datenräumen lagern die digitalisierten Dokumente, auf die schnell, einfach und vor allem sicher zugegriffen werden kann. Ein individueller passwortgeschützter Anmeldeprozess sorgt dafür, dass nur ausgewählte interne wie externe Personen auf die Datenbasis im virtuellen Datenraum zugreifen können. So kann festlegt werden, wer welche vertraulichen Dokumente einsehen, drucken oder speichern darf. Darüber hinaus können dynamische Wasserzeichen mit einer automatisch integrierten User-Identifikation sowie die systemseitig unterbundene Print-Screen-Funktionalität die ungekennzeichnete Weitergabe von Informationen verhindern.

Die Vorteile eines virtuellen Datenraums liegen auf der Hand: Mit einem Klick finden sich die gesuchten Informationen. Und der Einsatz spart Zeit und Geld, denn die Anmietung und Pflege von Archivierungsbeständen wird damit obsolet. Darüber hinaus können virtuelle Datenräume Transparenz und Flexibilität in die eigene Organisation oder Firma bringen. Sie selbst, Kooperations- und Geschäftspartner können einfach und bequem parallel von zu Hause aus oder während der Geschäftsreise auf ihre vertraulichen Dokumente zugreifen und damit arbeiten.

Die Anwendungsmöglichkeiten virtueller Datenräume sind vielfältig. Unabhängig davon, ob Aktenbestände digitalisiert, ein Immobilienportfolio veräußert oder der Börsengang eines Unternehmens vorbereitet wird: Die Bewertung erfolgt mit Hilfe eines virtuellen Datenraums, in dem Unternehmen alle relevanten Informationen digitalisieren und eigenen Mitarbeitern sowie Dritten jederzeit und ortsunabhängig zugänglich machen können.

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Meike Mohr
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