Vereinfachung der Due Diligence durch virtuelle Datenräume
von Jan Hoffmeister, Managing Partner DRS,
veröffentlicht in der Zeitschrift commerce Germany, 2. Ausgabe 2009
Die Durchführung einer Due Diligence Prüfung ist fester Bestandteil eines jeden Verkaufsprozesses. Ob bei einer Portfolio oder M&A Transaktion, das zu veräußernde Objekt wird hierbei auf Herz und Nieren geprüft.
Die Grundlage dafür ist der Zugriff auf alle transaktionsrelevanten Daten, die oftmals tausende von Dokumenten umfassen. In der Vergangenheit wurden hierfür physische Datenräume verwendet, in denen die potentiellen Käufer (Bieter), aufgrund der hohen Vertraulichkeit, in einem tage- oder wochenlangen Prozess alle Ordner nacheinander durchforstet haben. Der daraus entstehende Zeit- und Kostenaufwand war enorm. Mit der Einführung des virtuellen Datenraums - einer internetbasierten Plattform, die einen sicheren Onlinezugriff auf vertrauliche Dokumente ermöglicht -konnte dieser Prozess deutlich beschleunigt werden. Die Bieter können nun gleichzeitig - ohne voneinander zu wissen - die Unterlagen sichten. „Durch die Digitalisierung der Dokumente können die Professionals jederzeit von jedem Ort aus bequem und sicher auf die vertraulichen Dokumente zugreifen", verrät Jan Hoffmeister, Managing Partner Data Room Services, dem führenden Anbieter für virtuelle Datenräume. „So können sich die Experten ausschließlich auf die Transaktion fokussieren!"
Detaillierte Berichte über die Aktivitäten im virtuellen Datenraum schaffen eine bisher nie dagewesene Transparenz. Die Verkäuferseite kann genau nachverfolgen, welche Dokumente geöffnet wurden und gewinnt damit einen Eindruck, was für die Bieter entscheidend ist. Dies kann zur Vorbereitung für die anschließende Kaufverhandlung von enormem Vorteil sein. Data Room Services ist ein Vorreiter bei der Entwicklung von innovativen Lösungen für den Transaktionsprozess. Mit Hilfe einer integrierten Q&A Management Plattform kann der gesamte Frage- und Antwortprozess des Verkaufsprozesses strukturiert virtuell abgewickelt werden. Die zentrale Speicherung der Daten in eine hochsichere Datenbank ermöglicht eine exakte Dokumentation der ausgetauschten Informationen beim oder nach dem Vertragsabschluss.
„Die Anwendungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten des virtuellen Detanraumes sind faszinierend!", sagt Jan Hoffmeister. „Jedes Unternehmen -unabhängig von der Größe- kann damit schnell, einfach und sicher Ihre vertraulichen Dokumente verwalten und diese Dritten zugänglich machen. So können Unternehmen viel Zeit und Geld sparen sowie mehr Transparenz in die eigenen Prozesse bringen."